Die Pflicht zur e-Rechnung verunsichert viele niedergelassene Ärzte im Hinblick auf zu treffende administrative Maßnahmen. Zum Verständnis kann auf folgendes hingewiesen werden:
Elektronische Rechnung
Das Einscannen einer Rechnung und Versendung als PDF entspricht noch nicht den Anforderungen des EU-Rechts. Dieses definiert eine elektronische Rechnung als ein Dokument mit strukturiertem elektronischem Format, dass die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung müsste beispielsweise im XML-Format gemäß der EU-Norm EN 16931 erstellt werden. Es gibt jedoch hybride Formate, bei denen die strukturierte elektronische Rechnung (XML-Daten) in ein PDF eingebettet ist. Für steuerliche Zwecke sind die elektronischen Daten entscheidend, es ist nicht die PDF-Ansicht der Rechnung. Eine e-Rechnung muss bestimmte technische Anforderungen erfüllen, um den steuerlichen Anforderungen zu genügen. Das EU-weite Format X-Rechnung sowie das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 entsprechen diesen Vorgaben und ermöglichen die elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Wer muss e-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmer, die Leistungen an andere Unternehmen im Inland erbringen, elektronische Rechnungen ausstellen. Diese Regel gilt jedoch nur für umsatzsteuerpflichtige Leistungen. Umsatzsteuerbefreite Leistungen wie Heilbehandlungen im Gesundheitswesen sind von dieser Pflicht ausgenommen. In Praxen sind Einnahmen nur dann umsatzsteuerpflichtig, wenn sie keinen therapeutischen Zweck verfolgen wie zum Beispiel Gutachten, ästhetische Behandlungen oder der Verkauf von Kontaktlinsen und anderen Produkten.
Ärzte, die ihre Leistungen überwiegend gegenüber Endverbrauchern (also Patienten) erbringen, sind von der e-Rechnungspflicht bei der Rechnungsstellung jedoch nicht betroffen. Dieses gilt auch für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250,00 €. Das bedeutet, dass diese Rechnungen aus Arztpraxen auch weiterhin in Papierform oder als PFD ausgestellt werden können. Die einzige Ausnahme besteht, wenn der Empfänger der Rechnung einer elektronischen Rechnung zustimmt. In diesem Fall können auch für Leistungen an Endverbraucher e-Rechnungen verwendet werden.
Übergangsregelungen für e-Rechnungspflicht
Um den Start der e-Rechnungspflicht zu erleichtern, hat der Gesetzgeber für die Jahre 2025 und 2026 eine Übergangsfrist vorgesehen, in der Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden können. Ab 2027 gilt diese Regelung jedoch nur, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsstellers im Vorjahr 800.000,00 € nicht überschritten hat.
Während die Ausstellung elektronischer Rechnungen schrittweise eingeführt wird, gilt die Empfangspflicht für e-Rechnungen jedoch schon seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmer. Das heißt, dass auch Ärzte in ihrer Praxis ab dem 01.01.2025 in der Lage sein müssen, e-Rechnungen zu empfangen und digital zu verarbeiten. Eine Ausnahme oder Übergangsfrist für den Empfang von e-Rechnungen gibt es nicht, auch nicht für Kleinunternehmer oder bei ausschließlich umsatzsteuerbefreiten Leistungen.
Übermittlung der Daten
e-Rechnungen können per E-Mail zugehen, aber auch über eine elektronische Schnittstelle oder über ein Kundenportal bereitgestellt werden. Auch weitere zulässige Übermittlungswege sind möglich, auf die sich Aussteller und Empfänger einigen. Langfristig werden e-Rechnungsplattformen für den Austausch von Rechnungsdaten mit einem noch einzuführenden gesetzlichen Meldesystem aufgebaut.
Muss eine e-Rechnung angenommen werden?
Die Pflicht zum Empfang von e-Rechnungen gilt für alle Unternehmer ab 2025, also auch für Ärzte. Wird eine e-Rechnung ausgestellt und der Empfänger lehnt diese ab oder kann sie nicht verarbeiten, gilt die Rechnung dennoch als zugestellt. Anspruch auf eine Papierrechnung von einem anderen Unternehmer besteht seit 2025 nicht mehr. Es ist sicherzustellen, dass die Praxis sowohl technisch als auch organisatorisch bereit ist, elektronische Rechnungen zu empfangen, weiterzugeben und zu archivieren.
Elektronische Rechnungen haben im Vergleich zur Papierrechnung Vorteile, zum Beispiel eine einfache Auswertungsmöglichkeit und eine effiziente Belegverarbeitung und -verwaltung. Es ist jedoch die Unveränderbarkeit und die sichere Aufbewahrung zu gewährleisten. Dazu dient die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur und eines zulässigen EDI-Verfahrens. Anderenfalls muss ein praxisinternes Kontrollverfahren, also zumindest ein verlässlicher Prüfpfad vorhanden sein. Jede nachträgliche Änderung an einer elektronischen Rechnung muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Auch für elektronische Rechnungen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. In dieser Zeit muss die Lesbarkeit, Unversehrtheit und Echtheit der Rechnung sichergestellt werden. Es reicht nicht aus, eine elektronische Rechnung in Papierform auszudrucken und zu archivieren, sie muss in dem elektronischen Format aufbewahrt werden.
Für den Einsatz von elektronischen Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt den praxisinternen Prozess der Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung lückenlos und verständlich unter Nennung der einzelnen Arbeitsschritte und der verwendeten Computersoftaware. Änderungen im Verfahren müssen stets dokumentiert und die entsprechenden Versionen aufbewahrt werden.
Was müssen Ärzte tun?
Für die meisten Praxen bringt die e-Rechnungspflicht die Notwendigkeit angepasster Prozesse für die Verwaltung im Rechnungseingang. Hierzu muss unter Zuhilfenahme des Steuerberaters die Finanzbuchhaltungssoftware überprüft werden.
Eine zentrale Mailadresse für den Empfang von e-Rechnungen mit passender Schnittstelle in die digitale Belegverwaltung und -archivierung ist sinnvoll und sollte rechtzeitig an alle Lieferanten kommuniziert und im Briefkopf der Praxis aufgenommen werden.
Für Dokumente, die im Übergangszeitraum noch in Papier eingehen, kann ein interner Digitalisierungsprozess eingerichtet werden. Dadurch wird vermieden, dass in der Praxis unterschiedliche Bearbeitungswege für Papier- und e-Rechnungen vorhanden sind. Die Empfangspflicht für e-Rechnungen ist insoweit ein guter Zeitpunkt für die Umstellung auf eine digitale Finanzbuchhaltung, die auch zu Zeitgewinn bei der Buchführung und zu effizienteren Arbeitsabläufen führt.
Kontakt: Jörg Hohmann