Bislang konnten Chirurgen Rechnungen in der Praxis in Papierform oder als PDF per E-Mail ausstellen. Das ändert sich schon zum 01.01.2025, denn ab hier greifen neue Regelungen. Die e-Rechnungspflicht betrifft zwar nur Unternehmer mit im Inland ausgeführten umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen an einen anderen Unternehmer. Dennoch sind auch alle chirurgischen Praxen betroffen, denn sie müssen eine e-Rechnung zwar nicht sofort selbst ausstellen, aber empfangen können.
Die ab 2025 geltende und neu eingeführte e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann. Sie ermöglicht eine elektronische Verarbeitung gemäß § 14 UStG. Dabei handelt es sich um eine für das menschliche Auge nicht lesbare Rechnung. Das unterscheidet die e-Rechnung von einer mit E-Mail übermittelten PDF-Rechnung. Die e-Rechnung ist nur ein elektronischer Datensatz, welcher strukturiert auslesbare Informationen über den Rechnungsinhalt enthält.
Zwar bleibt es dabei, dass ab 2025 alle Rechnungen grundsätzlich in Papierform auszustellen sind. Dabei handelt es sich jedoch um eine Rechnung über eine
– nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistung oder sonstige Leistung (wenn ein Arzt zum Beispiel eine Rechnung für einen Privatpatienten schreibt, so wäre diese Leistung in der Regel steuerfrei ohne Pflicht zur e-Rechnung).
– Im Sinne des § 1 Absatz 1 Nr. 1 UStG an einen anderen im Inland ansässigen Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, dann ist künftig verpflichtend die neue e-Rechnung zu verwenden. Eine wie bislang praktizierte Abrechnung in Papierform oder per PDF wäre dann unzulässig.
CAVE: Es gibt Übergangsvorschriften. Der die e-Rechnung ausstellende Unternehmer kann die e-Rechnung erstmals freiwillig ab dem 01.01.2025 verwenden. Verpflichtend muss er aber erst ab dem 01.07.2027 die e-Rechnung nutzen. Beläuft sich der Umsatz für 2026 nicht auf mehr als 800.000,00 €, gilt der verpflichtende Einsatz aber erst ab 2028 (vergleiche § 27 Absatz 38 UStG).
Da die Umsätze aus der Tätigkeit von Chirurgen nach § 4 Nr. 14a UStG nicht mit der Umsatzsteuer behaftet sind, betrifft die neue e-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht die Chirurg:innen. Über diese Leistungen kann weiterhin mit Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers auch mittels PDF abgerechnet werden. Dennoch sind auch Chirurg:innen von der neuen e-Rechnung betroffen. Denn erwirbt ein Chirurg zum Beispiel medizinische Geräte oder Ausstattungsgegenstände für die Praxis (zum Beispiel ein Ultraschallgerät, einen Sterilisator, einen Computer etc.), dann wird – frühestens ab dem 01.01.2025 und spätestens ab dem 01.01.2028 – die dafür ausgestellte Rechnung eine e-Rechnung sein.
Effektiv bedeutet dieses, dass alle Ärzte ab dem 01.01.2025 in der Lage sein müssen, diese neue e-Rechnung elektronisch auszulesen beziehungsweise zu verarbeiten. Anderenfalls lässt sich durch die chirurgische Praxis weder die Rechnung prüfen noch begleichen, weil keine für das menschliche Auge lesbare Bilddatei erzeugt wird. Damit sind die Buchhaltungs- und Rechnungssoftwareprogramme der Arztpraxis gefragt, eine Schnittstelle für die Auslesung der neuen e-Rechnungen zu implementieren.
Ursprünglich hatte das Bundesfinanzministerium ein geplantes kostenloses Tool zur Visualisierung von e-Rechnungen angekündigt, dieses wird es nun aber nicht geben.
CAVE: Anders als beim Aussteller der e-Rechnung gibt es für den Empfänger keine Übergangsregelungen. Entscheidet sich also ein leistendes Unternehmen ab dem 01.01.2025 für die e-Rechnung, so muss die empfangende chirurgische Praxis diese e-Rechnung auch entgegennehmen können. Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.
Für die Übermittlung von e-Rechnungen kommt zum Beispiel der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.
Im Übrigen wird die e-Rechnung auch angestellte Ärzte betreffen. Dieses gilt dann, wenn sich neben der Angestelltentätigkeit auch unternehmerische Tätigkeiten zeigen und zum Beispiel eine Wohnung vermietet wird. Denn wird beispielsweise bei einer vermieteten Wohnung die Heizungsanlage erneuert, dann wird der Handwerker frühestens ab dem 01.01.2025 und spätestens ab dem 01.01.2028 über die erbrachten Leistungen mittels einer e-Rechnung abrechnen.
Kontakt: Jörg Hohmann